Dapat nating kilalanin na ang oras ito ay naging isa sa mga pinakabagong problema. Kami ay sobrang abala kaya maraming beses na hindi kami maaaring tumigil upang tingnan ang pinakamaliit na mga bagay sa buhay. At kapag nag-aaral kami, nagiging mas malaking abala, dahil ang bilang ng mga oras na kakailanganin namin ay magiging mas malaki pa.
Gayunpaman, marami sa atin ang nakakita ng isang napaka-kagiliw-giliw na paraan upang makatipid ng oras: automating lahat. Salamat sa mga tool na mayroon kami, maaari naming i-program ang mga ito upang magawa nila ang halos lahat para sa amin. Ang isang napaka-kagiliw-giliw na ideya na talagang kapaki-pakinabang din sa karamihan ng mga kaso. Gumagana ang teknolohiya sa amin. Medyo isang kagiliw-giliw na kapanalig.
Tingnan ang mga kasangkapan Mayroon ka ng lahat ng kailangan mo: mga notebook, planner, loose-leaf paper, electronic calendar, notes… lahat ay maaaring gamitin para i-automate at matandaan ang mga bagay na kailangan mong gawin. Maaaring medyo kailanganin ang kaunting pag-aabala sa simula, ngunit kapag naayos na ang lahat, magkakaroon ka ng isang bagay na tunay na mabisa na magagamit mo na makakatipid sa iyo ng maraming oras bawat araw. Sa katunayan, ipinapayo namin sa iyo na isagawa ang aming mga rekomendasyon sa lalong madaling panahon.
Ang kailangan mo lang gawin ay makuha ang mga tool na ginagamit mong isuot sa iyong pagtatapon at magtrabaho para sa iyo. Sa ganitong paraan, lahat ng kanilang ginagawa ay makakatipid sa iyo ng oras. Kapag handa na ang lahat, ikaw at ang mga kagamitan ay tunay na hindi mapaghihiwalay; higit sa lahat, umaasa kaming magiging kapaki-pakinabang ang mga ito sa iyo. Iyan ang aming layunin.
Bakit nakakatulong sa iyo na makatipid ng maraming oras ang pag-automate ng mga gawain
Kapag makipag-usap namin tungkol sa i-automate ang mga gawain para makatipid ng orasAng ibig naming sabihin dito ay ang pagtatalaga ng mga paulit-ulit na gawain sa mga sistema, aplikasyon, o pamamaraan na awtomatikong nagsasagawa ng mga ito ayon sa malinaw na mga patakaran. Ang mga sistemang ito ay hindi napapagod, hindi sila naaabala, at maaari silang gumana anumang oras, na ginagawa silang perpektong suporta para sa parehong... pag-aralan gayundin para sa personal na buhay o sa propesyonal na kapaligiran.
Kabilang sa mga pinakamahalagang bentahe ng automation ay ang mga sumusunod: pag-save ng orasdahil ang mga gawaing dating nangangailangan ng minuto o oras ay natatapos na ngayon sa loob ng ilang segundo; ang pagbabawas ng errordahil binabawasan nito ang pagkakamali ng tao sa mga paulit-ulit na proseso tulad ng pagkopya ng datos o pagpapadala ng mga paalala; at ang mas malaking produktibosa pamamagitan ng pagpapalaya ng iyong isip at iskedyul para sa mga aktibidad na nagbibigay ng mas maraming halaga, tulad ng pag-aaral nang may konsentrasyon, paghahanda para sa mga pagsusulit, o pagpaplano ng mga pangmatagalang proyekto.
Bukod pa rito, sa pamamagitan ng pag-automate, makakamit mo ang mas mahusay na personal na organisasyon At isang mahusay na pakiramdam ng kontrol: lahat ay naitala, naka-iskedyul, at masusubaybayan. Sa konteksto ng negosyo, isinasalin ito sa mas mababang gastos sa pagpapatakbo at mas mabilis na paggawa ng desisyon salamat sa awtomatikong nabuong datos at mga ulat, ngunit sa akademiko o personal na mga setting, nangangahulugan din ito ng mas kaunting stress at mas maraming totoong downtime.
Anong mga uri ng gawain ang maaari mong i-automate sa iyong pang-araw-araw na buhay?
Sa katotohanan, mas maraming proseso ang maaaring awtomatiko kaysa sa karaniwan nating iniisip. Sa larangan ng pag-aaral at personal na organisasyonAng mga elektronikong kalendaryo, mga app para sa pagkuha ng tala, at mga sistema ng paalala ay nagbibigay-daan sa iyong mag-iskedyul ng mga paalala para sa mga pagsusulit, mga deadline ng takdang-aralin, mga sesyon ng pag-aaral, o mga pagpupulong ng grupo. Sa ganitong paraan, hindi ka lamang aasa sa iyong memorya upang maalala ang bawat detalye.
Maaari mo ring i-automate ang pamamahala ng dokumentoSa pamamagitan ng paglikha ng mga folder at panuntunan upang mapanatiling organisado ang mga tala, buod, gabay, at pagsasanay, o paggamit ng mga template upang awtomatikong makabuo ng mga pahina ng pabalat, mga study sheet, o mga tracking form, mababawasan mo ang oras na ginugugol mo sa mga gawaing administratibo at mabibigyan mo ang iyong sarili ng mas maraming oras para magbasa, magrepaso, o magsanay ng mga pagsasanay.
Kung ikaw ay nagtatrabaho o isang negosyante, ang automation ay umaabot sa maraming iba pang larangan: serbisyo sa customer sa pamamagitan ng mga paunang natukoy na tugon, pamamahala ng appointment at booking gamit ang mga awtomatikong paalala, kontrol sa gastos at invoice, pagpapadala ng mga pana-panahong komunikasyon o pagbuo ng mga ulat na ina-update gamit ang pinakabagong datos nang hindi mo kinakailangang makialam sa bawat oras.
Halimbawa, sa mga kumpanya, karaniwan ang pag-automate ng pamamahala sa pananalapi (mga rekonsiliasyon sa bangko, paggawa ng invoice, mga paulit-ulit na pagbabayad), ang pamamahala ng proyekto (pagtatalaga ng gawain, mga paalala sa deadline, mga update sa katayuan), ang marketing (mga naka-segment na kampanya sa email, mga naka-iskedyul na post sa social media) o ang mga gawain sa pangangasiwa mas nakakapagod na mga gawain, tulad ng pag-upload ng mga file, pag-validate ng data, o pagbuo ng mga pana-panahong ulat.
Kahit sa pang-araw-araw na buhay, maraming proseso na ang awtomatiko na: mga self-activated irrigation system, mga programmable appliances, mga robot vacuum cleaner, o mga app na awtomatikong nagtatala ng iyong mga gawi at nagpapadala sa iyo ng mga buod para masuri mo ang mga ito nang walang kahirap-hirap.
Mga pamantayan para sa pagpapasya kung aling mga gawain ang dapat mong i-automate
Para masulit ang mga kagamitan nang hindi nagiging kumplikado ang mga bagay-bagay, mahalagang matalinong pumili kung aling mga proseso ang iyong ia-automate. Ang isang mabuting gabay ay magsimula sa mga aktibidad. paulit-ulitna isinasagawa nang maraming beses sa isang araw o linggo at palaging sa parehong paraan, tulad ng pagtatala ng mga gawain, pagkopya ng data sa pagitan ng mga dokumento, o pagpapadala ng mga abiso.
Isa pang mahalagang pamantayan ay ang gawain ay nakabatay sa malinaw na mga panuntunan"Kung mangyari ito, gawin mo iyan." Halimbawa, kung mayroon kang pagsusulit sa isang partikular na petsa, maaari kang mag-iskedyul ng mga awtomatikong paalala isang linggo bago, tatlong araw bago, at sa mismong araw. O, kung nakatanggap ka ng isang dokumento ng isang partikular na uri, maaari mo itong i-file sa isang partikular na folder.
Maipapayo rin na unahin ang mga gawaing iyon nang may mataas na gastos sa orasAng isang prosesong kumukuha ng maraming minuto ng iyong araw, bagama't maaaring mukhang simple, ay kadalasang isang mahusay na kandidato para sa automation, dahil ang kabuuan ng maliliit na ipon ay humahantong sa pagbuo ng mga oras ng libreng oras bawat linggo.
Sa akademiko at propesyonal na mga setting, malaki ang maitutulong kung ang proseso ay maayos na naisagawa. dokumentadoMalinaw na tukuyin ang mga hakbang, input, at output. Ginagawa nitong mas madali ang paglilipat ng proseso sa isang digital na tool, maging ito man ay isang reminder system, isang template ng dokumento, o isang automated workflow sa pagitan ng iba't ibang application.
Panghuli, mahalagang huwag malito gawing digital Gamit ang automation. Ang digitizing ay ang pag-convert ng isang bagay mula sa papel patungo sa elektronikong format; ang automating naman ay ang pagpapagana ng prosesong iyon nang mag-isa, nang may kaunting interbensyon ng tao hangga't maaari. Maraming tao ang nakagawa na ng unang hakbang at nasa kanilang computer o mobile phone na ang lahat, ngunit manu-mano pa rin silang gumagawa ng mga gawaing kayang gawin ng isang tool.
Mga praktikal na kagamitan para i-automate ang mga gawaing pag-aaral, pagtatrabaho, at administratibo
Bukod sa mga klasikong kuwaderno, talaarawan, at mga talang papel, ngayon ay mayroon tayong napakaraming iba't ibang mga digital na kasangkapan na nagpapadali sa automation. Ang mga elektronikong kalendaryo at app ay nagbibigay-daan sa iyong mag-iskedyul ng mga paulit-ulit na paalala, magtakda ng mga alerto bago ang isang mahalagang petsa, at magbahagi ng mga iskedyul sa mga kasamahan o miyembro ng pamilya para sa mas mahusay na koordinasyon.
Ang mga aplikasyon ng gawain at pamamahala ng proyekto Nakakatulong ang mga ito sa paghati-hati ng mga pag-aaral o gawain sa mas maliliit na aksyon, pagtatalaga ng mga responsibilidad at mga deadline, at pagpapadala ng mga awtomatikong abiso kapag papalapit na ang isang deadline. Ito ay lalong kapaki-pakinabang sa gawaing panggrupo o mahahabang proyekto, dahil pinipigilan nito ang mga hindi pagkakaunawaan at tinitiyak na ang lahat ay nananatili sa tamang landas nang hindi kinakailangang palaging manu-manong suriin ang lahat.
Mayroon ding mga tool na nagkokonekta sa iba't ibang application, kaya ang isang aksyon sa isang lugar ay magti-trigger ng isa pa sa ibang kapaligiran. Halimbawa, maaari kang magkaroon ng isang gawain na mabuo sa iyong to-do list kapag nakatanggap ka ng isang partikular na uri ng email, o isang spreadsheet na awtomatikong maa-update pagkatapos makumpleto ang isang form. Ang mga automation na ito ay napakahalaga para sa bawasan ang mga gawaing administratibo kung paano kopyahin at i-paste ang data.
Sa mga organisasyon at kompanya, ang mga solusyon ng administratibong automation Pinapayagan nito ang awtomatikong pagbuo ng mga dokumento mula sa mga template, ang pagpapatunay ng datos nang walang indibidwal na pagsusuri, ang pag-synchronize ng impormasyon sa pagitan ng mga sistema, at ang pag-trigger ng mga daloy ng trabaho sa pag-apruba at lagda kapag natugunan ang isang partikular na kondisyon. Nakakatipid ito ng maraming oras ng manu-manong trabaho bawat linggo at binabawasan ang mga error, na direktang nakakaapekto sa kalidad ng serbisyo at motibasyon ng pangkat.
Gumagamit ka man ng mga simpleng tala at planner o mas advanced na mga sistema na may mga patakaran at daloy ng trabaho, ang susi ay tiyaking ang mga tool na iyong ginagamit ay nasa iyong kakayahan at gumagana para sa iyong kapakinabangan. Kapag ang lahat ay naka-set up at maayos na na-configure, ang mga tool na ito ay magiging napakahalagang mga kasama na makakatulong sa iyong mag-aral nang mas epektibo, ayusin ang iyong sarili nang mas kaunting pagsisikap, at mabawi ang oras para sa mga aktibidad na tunay na mahalaga. Iyan mismo ang layunin na aming hinahangad kapag tinanggap namin ang automation.
Ang unti-unting paggamit ng mga mapagkukunang ito, simula sa mga pinakapaulit-ulit na gawain, at pagsukat sa oras na iyong natitipid ay magbibigay-daan sa iyo upang makita kung paano ang automation ay hindi na lamang isang teoretikal na bagay kundi nagiging isang pang-araw-araw na kakampi na nagpapadali sa iyong akademiko, propesyonal, at personal na buhay, habang pinapabuti ang iyong kahusayan nang hindi nangangailangan ng mga teknikal na komplikasyon.